Penggunaan sistem absensi online semakin banyak digunakan pada berbagai institusi, mulai dari perusahaan swasta, lembaga pendidikan, hingga lembaga pemerintahan. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mencatat kehadiran mereka secara efisien dan efektif tanpa perlu kertas atau catatan manual. Namun, bersama dengan kemudahan yang ditawarkan oleh teknologi ini, muncul pertanyaan tentang tingkat keamanan data yang disimpan dalam sistem ini.
Berikut ulasan keamanan data sistem absensi online dan tips memilih sistem absensi online dengan keamanan terbaik.
1. Pemahaman tentang Resiko Keamanan Data pada Sistem Absensi Online
Pertama-tama, penting untuk memahami resiko keamanan data pada sistem absensi online. Hal ini cukup riskan karena dalam menggunakan sistem absensi online maka pengguna terhubung dalam jaringan internet yang luas. Penggunaan sistem online ini tentunya akan mengirimkan data pengguna pada prosesnya mulai dari GPS atau titik lokasi, foto, email, dan data pribadi lainnya. Dengan demikian potensi pencurian identitas, akses tidak sah ke informasi pribadi, manipulasi data, dan serangan peretasan.
Hal ini tentunya menjadi sangat penting untuk memilih sistem yang aman dan terpercaya.
2. Standar Keamanan Data Sistem Absensi Online
Penyedia sistem absensi online yang bertanggung jawab pasti menerapkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data pengguna berikut ini:
a) Enkripsi Data
Salah satu langkah pertama yang harus diambil untuk meningkatkan keamanan data dalam sistem absensi online adalah dengan menerapkan enkripsi data. Enkripsi membantu melindungi informasi sensitif dengan mengonversinya menjadi kode yang tidak dapat dibaca tanpa kunci enkripsi yang benar. Dengan demikian, bahkan jika data diretas atau diakses secara tidak sah, informasi tersebut tetap aman.
Enkripsi Secure Sockets Layer (SSL) mengamankan proses lalu lintas data antara pengguna dan server. Pada dasarkan enkripsi yang kuat dan standar disediakan dalam enkripsi 256-bit. Semakin tinggi angka bit dalam enkripsi maka tingkat keamanan juga akan semakin tinggi dan semakin susah untuk diretas.
b) Otentikasi Multi-Faktor (MFA)
Otentikasi multi-faktor (MFA) adalah cara lain untuk meningkatkan keamanan sistem absensi online. Dengan menerapkan MFA, pengguna harus melewati lebih dari satu langkah verifikasi identitas sebelum mereka dapat mengakses sistem. Misalnya, selain memasukkan kata sandi, pengguna juga mungkin diminta untuk memasukkan kode yang dikirimkan melalui SMS atau menggunakan token otentikasi.
c) Penggunaan Cloud Terpercaya
Penyimpanan data di awan menggunakan penyedia layanan terpercaya seperti Google Cloud. Seperti yang kita ketahui bahwa Google merupakan penyedia layanan internet terbesar memungkinkan penyimpanan data dalam jumlah besar dan aman.
d) History Aktivitas (Log) Pada Akun Pengguna
History setiap aktivitas yang dilakukan pada akun sistem absensi online dapat dilihat oleh pengguna. Dengan demikian setiap pengguna dapat melakukan pengecekan dan kontrol terhadap akunnya masing-masing. Penyalahgunaan hak akses akun sistem absensi online dapat diminimalisir. Setiap akses admin atau karyawan terhadap akun sistem absensi onlinenya akan tercatat dan dapat dicek berkala.
e) Back Up Data Berkala
Untuk mengamankan data pengguna penyedia sistem absensi online akan melakukan back up data berkala. Dengan demikian lalu lintas data dapat berjalan lancar.
f) Pembaruan dan Pemeliharaan Sistem
Pembaruan dan pemeliharaan sistem secara berkala merupakan praktik terbaik dalam menjaga keamanan data. Pembaruan perangkat lunak sistem absensi online membantu memperbaiki kerentanan keamanan yang baru ditemukan dan memastikan bahwa sistem tetap tahan terhadap serangan peretas yang berkembang.
g) Diferensiasi Hak Akses
Penting untuk mengatur hak akses dengan tepat dalam sistem absensi online. Ini berarti hanya memberikan akses kepada pengguna yang membutuhkan informasi tersebut untuk menjalankan tugas mereka. Dengan membatasi akses hanya kepada orang yang berwenang, risiko penyalahgunaan data dapat dikurangi secara signifikan.
f) Kepatuhan Terhadap Regulasi
Kepatuhan terhadap regulasi privasi data yang berlaku adalah hal yang penting. Kepatuhan terhadap regulasi ini tidak hanya melindungi privasi pengguna tetapi juga mencegah potensi sanksi hukum yang serius. Di Indonesia penyedia sistem absensi online harus terdaftar sebagai Penyelenggara Sistem Elektronik (PSE) pada Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Adapun tujuan dari pendaftaran PSE adalah untuk membantu memastikan adanya sistem perlindungan data pribadi pada masyarakat saat mengakses platform digital.
3. Tips Menggunakan Sistem Absensi Online yang Aman
Dalam menggunakan sistem absensi online sangat penting untuk melakukan hal-hal berikut untuk menjamin keamanan data:
- Pilih penyedia dengan reputasi baik dalam keamanan data.
- Pastikan sistem memiliki fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi dan otentikasi multi-faktor.
- Pastikan sistem absensi online mematuhi peraturan privasi data yang berlaku.
- Gunakan kata sandi yang kuat dan unik.
- Hindari berbagi kredensial login dengan orang lain.
- Laporkan aktivitas mencurigakan kepada administrator sistem.
- Pastikan perangkat lunak absensi dan perangkat Anda selalu diperbarui.
- Klik di sini untuk mengetahui ciri-ciri sistem absensi yang tidak aman.
- Gunakan Hrdpintar, sistem absensi dan gaji berbasis cloud terintegrasi dengan Android dan iOS.
Hrdpintar telah bersertifikat ISO 27001 dan menggunakan enkripsi 256-bit. Otentikasi pada sistem Hrdpintar juga tersedia dalam dua tahap, yaitu dengan password dan captha. Dengan menggunakan cloud dari Google Hrdpintar mampu menyimpan data dalam jumlah besar dengan tingkat keamanan yang dapat dipercaya. Back up data dan pembaruan selalu dilakukan secara berkala pada jam istirahat sehingga tidak menggangu penggunaan. Terdapat perbedaan hak akses pada pengguna dan catatan histori (log) terhadap akun yang dapat dikontrol oleh pengguna sendiri. Tidak hanya itu, Hrdpintar juga telah terdaftar secara resmi dan legal di Kominfo sebagai PSE dengan nomor tanda daftar PSE 007305.01/DJAI.PSE/08/2022.
Hubungi Customer Service Hrdpintar untuk mendapatkan panduan penggunaan lengkap dan gratis.
