Absensi karyawan adalah salah satu hal penting yang perlu dikelola dengan baik untuk memastikan bahwa karyawan hadir tepat waktu dan memenuhi jam kerja yang telah ditentukan.
Untuk perusahaan yang memiliki karyawan shift, pengelolaan absensi dapat menjadi lebih kompleks. Hal ini karena karyawan shift memiliki jadwal kerja yang berbeda-beda. Terutama bagi perusahaan yang beroperasi 24 jam seperti perhotelan, manufaktur, dan kesehatan.
Berikut ini adalah panduan lengkap cara mengelola absensi karyawan shift dengan Excel:
Langkah 1: Menentukan Tabel Absensi
Langkah pertama adalah menentukan tabel absensi yang memuat informasi berikut:
- Nama karyawan atau divisi
- Jenis shift dan ketidakhadiran (Pagi, Siang, Malam, Cuti, Izin, Alfa)
- Jumlah kehadiran
Langkah 2 : Menghitung Absensi
Untuk menghitung absensi, Anda dapat menggunakan rumus COUNTIF. Rumus ini digunakan untuk menghitung jumlah sel yang memenuhi kriteria tertentu.
Berikut ini adalah contoh penggunaan rumus COUNTIF untuk menghitung absensi karyawan shift:
=COUNTIF(range_absensi,jenis)
- range_absensi adalah rentang sel yang berisi data absensi.
- jenis adalah kriteria yang digunakan untuk menghitung absensi.
Misalnya, untuk menghitung jumlah kehadiran karyawan shift Pagi, Anda dapat menggunakan rumus berikut:
=COUNTIF(B3:H3,”P”)
Berikut contoh tabel perhitungan absensi shift:
Langkah 3 : Membuat laporan absensi
Laporan absensi adalah dokumen yang berisi informasi tentang kehadiran karyawan. Laporan absensi dapat digunakan untuk menganalisis kinerja karyawan dan untuk keperluan administrasi lainnya.
Untuk membuat laporan absensi, Anda dapat menggunakan fitur pivot table di Excel. Fitur pivot table memungkinkan Anda untuk membuat laporan absensi secara cepat dan mudah.
Tips Mengelola Absensi Karyawan Shift dengan Excel
Berikut ini adalah beberapa tips untuk mengelola absensi karyawan shift dengan Excel:
- Gunakan format sel yang sesuai untuk setiap kolom. Hal ini akan memudahkan Anda untuk membaca dan menganalisis data absensi.
- Gunakan rumus COUNTIF untuk menghitung absensi. Hal ini akan memudahkan Anda untuk menghitung absensi secara otomatis.
- Buat laporan absensi secara berkala. Hal ini akan membantu Anda untuk menganalisis kinerja karyawan dan untuk keperluan administrasi lainnya.
Kelola Absensi Shift Lebih Mudah dengan Hrdpintar
Hrdpintar adalah sebuah software HR yang dapat membantu perusahaan mengelola absensi karyawan shift dengan mudah dan efisien. Dengan fitur jadwal Hrdpintar, Anda tidak perlu membuat jadwal satu-per satu, hanya dengan tombol Generator atau CSV anda bisa menentukan jadwal dari seluruh karyawan dengan rentang waktu yang lama sekaligus !
Selengkapnya kunjungi kami di sini.
