Pengelolaan data karyawan adalah salah satu aspek yang sangat penting dalam departemen sumber daya manusia (HRD) suatu perusahaan. Data karyawan yang baik dan teratur dapat membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis, pengembangan SDM, serta memastikan kepatuhan hukum. Di bawah ini, kami akan memberikan beberapa tips jitu untuk HRD dalam mengelola data karyawan dengan efisien dan efektif.
1. Tentukan Data Administrasi yang Relevan dengan Kebutuhan Perusahaan
Pastikan untuk mengumpulkan, mengelola, hingga menggunakan data karyawan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan saja. Biasanya data pribadi karyawan yang dibutuhkan adalah nama, email, nomor telepon, tanggal lahir, status keluarga, tanggal bergabung, status kepegawaian, sertifikasi, dan rekam jejak kinerja.
Status keluarga dan kepegawaian biasanya berkaitan dengan besaran gaji dan tunjangan pajak yang harus diberikan dan dilaporkan oleh perusahaan. Pengelolaan data ini harus tepat terutama jika ada update untuk menjamin hak karyawan diberikan oleh perusahaan sebagaimana peraturan yang berlaku.
Sementara rekam jejak kinerja juga sangat penting untuk dikelola dengan benar sebagai arsip kinerja karyawan. Contohnya pemberian surat peringatan, surat keputusan, hingga surat keterangan yang dikeluarkan perusahaan untuk karyawan.
2. Lakukan Backup Data Online dan Offline
Selalu lakukan pencadangan data secara teratur untuk menjamin keamanan dan ketersediaan data sewaktu waktu. Hal ini penting karena kegagalan sistem atau faktor lain yang mengancam data karyawan bisa saja terjadi diluar prediksi. Pencadangan data dapat bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan agar tidak ada penyalahgunaan yang bisa memicu konflik. Contohnya arsip surat peringatan yang dikeluarkan HRD perlu dicadangkan agar dapat menjadi bukti sewaktu-waktu diperlukan.
3. Transparansi dengan Karyawan
Saat ini tersedia banyak pilihan sistem HRD yang memberikan fitur employee self service. Yaitu sistem yang memungkinkan karyawan mengakses data pribadinya yang tersimpan di sistem perusahaan. Dengan demikian karyawan dapat memastikan kesesuaian data pribadi dan kinerja yang digunakan perusahaan untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan dirinya. Selain itu juga dapat mempermudah karyawan untuk melakukan pengajuan perubahan data dengan lebih mudah, cepat, dan transparan. Jika sewaktu-waktu karyawan memerlukan akses terhadap data tertentu, seperti slip gaji, juga lebih mudah dan praktis tanpa perlu menemui HRD secara langsung.
4. Otomatisasi Sistem Administrasi
Mengotomatisasikan proses penggajian, manajemen absensi, penerbitan surat keputusan, update data pribadi karyawan, hingga evaluasi kinerja dapat menjadi lebih efisien. Automatisasi mengurangi risiko kesalahan manusiawi dan memungkinkan HRD untuk fokus pada tugas-tugas strategis.
Dalam hal automatisasi perlu dilakukan investasi dalam sistem manajemen SDM yang baik agar dapat membantu mengelola data karyawan dengan mudah dan tepat. Mulai dari penyimpanan, pengambilan, penerbitan data dan informasi, serta pembaruan data karyawan.
Tidak hanya itu, penting untuk memastikan bahwa data karyawan disimpan dengan aman dan terlindungi dari akses yang tidak sah. Berlakukan kebijakan keamanan data yang ketat dan berikan hak akses hanya kepada staf HRD yang berwenang. Data pribadi karyawan harus selalu dijaga kerahasiaannya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Lalu adakah rekomendasi sistem yang dapat mencakup 4 tips pengelolaan data administrasi karyawan di atas ? Jawabannya tentu saja hanya
Software HRD berbasis cloud dan terintegrasi dengan android dan iOS memudahkan HRD, pemilik bisnis, dan karyawan untuk mengakses data secara realtime, mudah, tepat, dan aman. Dengan sistem yang telah bersertifikat ISO 27001 dan terdaftar dalam Kominfo memberikan jaminan keamanan data yang dapat dipercaya.
Karyawan dapat mengakses data pribadi dan mengajukan perubahan data dengan mudah melalui ponsel pribadinya. Sistem terintegrasi dengan pengelolaan SDM lainnya seperti gaji, tunjangan, insentif, rekam jejak kinerja, hingga kasbon. Update data karyawan menjadi semakin mudah dengan notifikasi yang langsung diterima HRD sehingga tidak ada data maupun perhitungan yang terlewat. Dengan penyimpanan cloud tanpa batas, Anda bisa mendaftarkan berapapun jumlah karyawan dalam sistem Hrdpintar.
Selengkapnya hubungi Hrd Care kami di sini.
