Dalam dunia HR atau Sumber Daya Manusia, tugas dan tanggung jawab yang beragam seringkali menghadapi resiko “overwork”. Pekerjaan kepegawaian seringkali mengharuskan HRD menambah jam kerja atau lembur, seperti penghitungan gaji, penyesuaian data karyawan, rekap kehadiran, cuti, hingga lembur karyawan. Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan tingkat stres, penurunan produktivitas, hingga kualitas pelayanan kepada karyawan yang tidak optimal.
Untuk mengatasi permasalahan ini, Employee Self-Service (ESS) merupakan sistem yang tepat untuk diterapkan agar pekerjaan HRD lebih efisien sekaligus meningkatkan keterlibatan karyawan dalam perusahaan.
Employee Self-Service adalah suatu platform berbasis teknologi yang memungkinkan karyawan untuk mengelola dan mengakses informasi pribadi mereka sendiri serta melaksanakan tugas administratif tanpa keterlibatan pihak HRD atau administrator.
Penyebab Tingginya Beban Kerja HRD
- Tugas-tugas administratif seperti penggajian, manajemen absensi, dan administrasi karyawan lainnya seringkali memakan waktu dan sumber daya yang berlimpah.
- HRD harus mengelola banyak data karyawan, yang dapat menjadi tugas yang melelahkan jika tidak didukung oleh teknologi.
- Perubahan-perubahan dalam peraturan perusahaan atau hukum tenaga kerja memerlukan pembaruan yang terus-menerus dalam prosedur dan pedoman HR.
- Permintaan dan pertanyaan karyawan mengenai gaji, cuti, dan manfaat seringkali membanjiri HRD, membutuhkan waktu yang banyak untuk menanggapi.
Bagaimana Employee Self Service Mengatasi Hal Tersebut
- Pengelolaan Jadwal Sendiri
Karyawan dapat mengatur jadwal kerja mereka sendiri, mengajukan cuti, mengubah jadwal kerja, hingga pengajuan lembur tanpa perlu menghubungi HRD secara tatap muka. Karyawan dapat memantau jam kerja mereka sendiri sehingga memungkinkan mereka untuk mengetahui berapa lama mereka bekerja dan mengambil tindakan untuk menyesuaikannya - Mengotomatiskan Tugas Rutin
Pengotomatisan proses-proses rutin seperti penggajian dan manajemen absensi. Hal ini mengurangi waktu yang diperlukan untuk tugas-tugas administratif dan memungkinkan HRD untuk fokus pada tugas yang lebih strategis. - Pengajuan Cuti dan Izin
Karyawan dapat mengajukan cuti dan izin tanpa harus berurusan dengan proses manual. Ini memberi mereka fleksibilitas untuk mengatur waktu istirahat mereka. - Akses Informasi Pribadi
Karyawan dapat mengakses informasi pribadi mereka sendiri, seperti slip gaji, data kehadiran, dan informasi kepegawaian lainnya. Ini mengurangi kebutuhan untuk meminta informasi dari HR secara berulang. Jika karyawan perlu mengajukan perubahan atas informasi pribadi mereka juga lebih mudah tanpa harus mengurus secara manual. - Manajemen Dokumen Digital
Memungkinkan HRD untuk mengelola dokumen karyawan secara elektronik, termasuk kontrak, surat peringatan, dan catatan lainnya. Ini mempermudah pencarian dan pembaruan dokumen. - Pembaruan Kebijakan dengan Cepat
HRD dapat dengan mudah memperbarui pedoman dan kebijakan perusahaan, memastikan semua karyawan mendapatkan informasi terbaru. - Pelaporan Masalah Kesejahteraan
Sistem ini juga dapat digunakan untuk melaporkan masalah kesejahteraan, termasuk perasaan overwork. HR dapat lebih cepat menanggapi permasalahan ini dan memberikan bantuan yang diperlukan.
Manfaat Sistem Employee Self Service Untuk Perusahaan
- Efisiensi Operasional
Mengurangi beban administratif HR dan memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas-tugas strategis. Proses manual yang melibatkan banyak tugas administratif dapat memakan waktu dan biaya. Dengan sistem ini dapat mengurangi biaya-biaya manual. - Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Memberikan karyawan lebih banyak kendali atas pekerjaan mereka dapat meningkatkan kepuasan mereka dan mengurangi tingkat turnover. - Mengurangi Overwork
Dengan ESS, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah beban kerja lebih cepat, sehingga dapat mengurangi risiko stres dan burnout.
Rekomendasi Sistem Employee Self Service Terbaik Untuk Memudahkan HRD
Hrdpintar software HRD lengkap dari absensi hingga gaji berbasis cloud dan terintegrasi Android serta iOS. Memberikan kemudahan bagi pekerjaan HRD tanpa syarat. Dengan sistem terintegrasi ponsel, karyawan dapat mengakses kebutuhan pribadinya dengan cepat dan mudah hanya dengan lentikan jari.
Dengan pilihan Paket Basic dan Pro, Anda bisa menyesuaikan kebutuhan dengan biaya yang eifisen. Software HRD lengkap bisa Anda dapatkan secara gratis tanpa batas waktu maupun minimal pengguna. Gratis seumur hidup untuk berapapun karyawan !
Segera kunjungi kami di sini.
