Membuat database karyawan yang mudah dan aman adalah langkah penting untuk memastikan informasi tentang karyawan tersimpan dengan baik, dapat diakses dengan mudah, dan terlindungi dari ancaman keamanan. Lakukan 5 langkah berikut dan miliki sistem pengelolaan data karyawan yang terjamin aman:
- Pilih Platform dan Format Database yang Sesuai
Anda dapat memilih MySQL, Microsoft SQL Server, Microsoft Excel, atau Google Sheets, yang sesuai dengan dengan kebutuhan perusahaan. - Tentukan Informasi yang Akan Dimasukkan
Beberapa data yang biasa disimpan yaitu nama, alamat, tanggal lahir, nomor telepon, email, jabatan, departemen, tanggal mulai bekerja, data pendidikan, pelatihan karyawan, hingga capaian kinerja karyawan - Atur Hak Akses
Berikan hak akses ke database hanya kepada orang-orang yang membutuhkannya, dan sesuaikan izin sesuai dengan tugas mereka untuk melindungi data karyawan Anda. - Enkripsi Data Sensitif
Pastikan data sensitif seperti nomor KTP atau rekening bank dienkripsi saat disimpan di dalam database untuk melindungi privasi karyawan. - Backup Rutin dan Uji Keamanan
Lakukan backup rutin untuk melindungi data dari kehilangan dan uji sistem keamanan secara berkala untuk mengidentifikasi potensi kerentanan dan risiko keamanan.
Buat Database Terintegrasi
Bagi seorang HRD, manajemen database karyawan sangat penting karena dapat berfungsi sebagai track record, penggajian, bahkan pelaporan pajak. Semakin berkembangnya teknologi dan kebutuhan dunia bisnis, database karyawan akan lebih efisien jika terintegrasi dengan berbagai pengelolaan SDM tersebut.
Gunakan Hrdpintar sebagai database karyawan Anda yang dapat terintegrasi dengan berbagai pekerjaan HR. Anda tidak perlu mengolah data karyawan sendiri satu – persatu. Database Hrdpintar telah terintegrasi dengan laporan kehadiran, penilaian kerja, gaji, hingga asuransi dan pajak. Dengan sistem employee self service, karyawan dapat mengakses hingga mengajukan perubahan data secara mandiri.
Selengkapnya cek di sini.
