Surat keterangan kerja merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawannya untuk menyatakan bahwa yang bersangkutan memang benar bekerja di perusahaan tersebut. Surat ini biasanya dibutuhkan untuk berbagai keperluan, seperti membuka rekening bank, mengajukan pinjaman, mengurus paspor, atau melamar pekerjaan baru. Surat keterangan kerja harus dibuat rangkap dua, satu untuk karyawan dan satu untuk arsip perusahaan. Surat keterangan kerja harus disimpan dengan baik oleh karyawan. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat surat keterangan kerja yang efektif:
- Header Surat
Header surat sebaiknya mencakup informasi dasar perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan jika ada. - Perihal, Nomor, dan Tanggal Surat
Di bawah header, tuliskan perihal penerbitan, nomor surat, dan tanggal surat dikeluarkan, sesuaikanlah dengan kebutuhan. - Informasi Pribadi Karyawan
Setelah tanggal, masukkan informasi pribadi karyawan yang bersangkutan. Sertakan nama lengkap, jabatan, departemen, dan nomor identifikasi karyawan (jika ada). Pastikan semua informasi ini akurat dan sesuai dengan catatan perusahaan. - Perincian Pekerjaan
Jelaskan secara singkat tugas dan tanggung jawab karyawan selama bekerja di perusahaan. Sertakan juga tanggal mulai dan, jika relevan, tanggal akhir kerja. Ini membantu pihak yang meminta surat keterangan kerja untuk memahami peran karyawan tersebut. - Lama Bekerja dan Status Karyawan
Sertakan informasi tentang berapa lama karyawan telah bekerja di perusahaan dan status karyawannya (penuh waktu, paruh waktu, kontrak, dll.). Jika karyawan masih aktif, tambahkan informasi tentang status kerja saat ini. - Pencapaian dan Kontribusi (Opsional)
Jika ada, cantumkan beberapa pencapaian atau kontribusi yang signifikan yang telah diberikan oleh karyawan selama bekerja di perusahaan. Ini dapat memberikan gambaran positif tentang kinerja mereka. - Pernyataan Resmi
Tambahkan pernyataan resmi yang menyatakan bahwa surat ini diberikan atas permintaan karyawan dan sesuai dengan catatan perusahaan. Pastikan menyebutkan bahwa informasi yang terdapat dalam surat keterangan kerja ini benar dan akurat. - Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Akhiri surat dengan tempat untuk tanda tangan pimpinan perusahaan dan cap perusahaan. Ini memberikan keaslian dan legalitas pada dokumen. - Format dan Tata Bahasa yang Jelas
Pastikan surat keterangan kerja ditulis dengan format dan tata bahasa yang jelas, ringkas, dan profesional. Gunakan bahasa resmi dan hindari penggunaan frasa yang ambigu atau dapat menimbulkan interpretasi ganda.
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Berbagai Keperluan
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Klaim BPJS Ketenagakerjaan
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Pembuatan NPWP
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Pembukaan Rekening
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Pengajuan KPR
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Paspor
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Visa
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Melamar Pekerjaan Lain
Contoh Surat Keterangan Kerja Untuk Melanjutkan Studi
Catatan Penting Pembuatan Surat Keterangan Kerja
Perlu diingat bahwa surat keterangan kerja perlu disimpan sebagai arsip baik dari sisi karyawan maupun perusahaan.
Untuk memudahkan pengelolaan database surat kepegawaian bagi perusahaan atau organisasi sebaiknya HRD menerapkan penggunaan teknologi terkini.
Hrdpintar menyediakan sistem yang dapat digunakan untuk pengelolaan database karyawan, absensi, KPI, hingga gaji lengkap dengan PPh21. Dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis, pekerjaan HRD akan lebih mudah dan tepat hasil.
Selengkapnya kunjungi Hrdpintar di sini.
