Manajemen absensi karyawan adalah salah satu aspek penting dalam menjaga produktivitas dan efisiensi di tempat kerja. Memastikan bahwa karyawan hadir sesuai jadwalnya adalah kunci untuk mencapai target dan tujuan perusahaan.
HRD sebagai pihak yang biasanya berkewenangan mengelola kehadiran karyawan harus mampu menampilkan laporan berkala mengenai kehadiran karyawan. Ukuran tingkat kehadiran karyawan dapat ditampilkan dalam bentuk presentase. Untuk mempermudah evaluasi sebaiknya presentase kehadiran dihitung setiap satu bulan sekali.
Apakah pengelolaan absensi karyawan sepenting itu ? Simak 3 poin berikut ini:
- Mengukur Produktivitas: Presentase absensi membantu perusahaan menilai tingkat produktivitas karyawan. Karyawan yang hadir secara teratur cenderung lebih produktif karena menunjukkan loyalitas terhadap kewajibannya dalam bekerja.
- Mengelola Biaya: Dengan memantau absensi, perusahaan dapat mengelola biaya yang terkait dengan absensi karyawan, seperti biaya lembur, tunjangan harian, biaya penggantian sementara, dan lain-lain.
- Mengidentifikasi Pola Absensi: Dengan menganalisis data absensi, perusahaan dapat mengidentifikasi pola absensi yang mungkin perlu diperbaiki atau dikelola lebih baik sehingga mampu menghasilkan tim yang kompak dalam mencapai target dan tujuan perusahaan.
Lalu bagaimana cara menghitung presentase absensi karyawan yang mudah dan tepat ? Simak tipsnya berikut:
Langkah 1: Hitung Jumlah Kehadiran
Mulailah dengan menghitung jumlah hari kerja yang seharusnya dimiliki karyawan selama periode waktu tertentu. Ini dapat berupa bulan, kuartal, atau tahunan, tergantung pada preferensi Anda.
Contoh: Jika seorang karyawan seharusnya bekerja 20 hari dalam sebulan, maka jumlah kehadiran yang diharapkan adalah 20 hari.
Langkah 2: Hitung Jumlah Hari Kehadiran Aktual
Selanjutnya, hitung jumlah hari yang sebenarnya dihadiri oleh karyawan selama periode waktu tersebut.
Contoh: Jika karyawan tersebut hanya hadir selama 18 hari dalam sebulan, maka jumlah hari kehadiran aktual adalah 18 hari.
Langkah 3: Hitung Presentase Absensi
Hitung presentase absensi dengan menggunakan rumus berikut:
Presentase Absensi = ( Jumlah Kehadiran yang Diinginkan − Jumlah Kehadiran Aktual / Jumlah Kehadiran yang Diinginkan ) × 100
Contoh: Dalam kasus ini, presentase absensi adalah:
Presentase Absensi = ( 20 − 18 / 20 ) × 100 = ( 2 / 20 ) × 100 = 10%
Jadi, presentase absensi karyawan tersebut adalah 10%.
Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana di atas, perusahaan dapat dengan mudah memantau dan mengelola tingkat kehadiran karyawan. Kemudahan perhitungan ini juga tidak terlepas dari pengelolaan data absensi yang tersusun dengan baik. Tidak hanya untuk menghitung presentase, data absensi yang dikelola dengan baik dapat membantu perusahaan mengambil keputusan strategis.
Untuk mengelola data absensi dengan baik gunakanlah Hrdpintar yang merupakan sistem absensi berbasis cloud. Sistem absensi yang mudah hanya dengan ponsel Anda, data kehadiran karyawan setiap hari mulai dari titik lokasi, jam absensi, hingga foto dapat terekam secara realtime dan akurat. Laporan kehadiran dapat Anda unduh dalam bentuk excel dengan format file yang konstan memudahkan Anda mengelola, menghitung, hingga melakukan pelaporan kehadiran karyawan.
Perlu memantau kehadiran secara harian dengan lebih mudah ? Tenang saja, Hrdpintar memiliki fitur dashboard bagi admin yang menampilkan kehadiran hari ini, absen, pulang cepat, tidak absen pulang, kehadiran mencurigakan, hingga kondisi kesehatan.
Sistem absensi super lengkap ini dapat Anda miliki Gratis tanpa batas waktu maupun jumlah karyawan. Selengkapnya kunjungi Hrdpintar sekarang juga.
