Reimbursement adalah proses penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan. Prosedur reimbursement yang efisien adalah elemen kunci dalam menjaga keuangan perusahaan tetap terkendali, meningkatkan kepuasan karyawan, dan menghindari kesalahan administrasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat prosedur reimbursement:
- Buatlah kebijakan dan prosedur yang mencakup hal-hal berikut:
– Jenis pengeluaran yang dapat di-reimburse
– Bukti yang diperlukan untuk mengajukan reimbursement
– Proses pengajuan dan persetujuan reimbursement
– Batas waktu pengajuan reimbursement
– Batas waktu pembayaran reimbursement - Sederhanakan proses pengajuan klaim sebisa mungkin. Ini termasuk pengurangan jumlah dokumen yang diperlukan dan penggunaan formulir yang mudah diisi.
- Tetapkan batas waktu yang ketat untuk pengajuan klaim dan pemrosesan. Ini mencegah penumpukan klaim yang dapat mengganggu arus kas perusahaan Anda. Karyawan harus tahu bahwa klaim mereka akan diproses dalam jangka waktu tertentu.
- Pastikan bahwa proses otorisasi klaim juga jelas dan efisien. Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk meninjau dan menyetujui klaim, serta berapa lama waktu yang diperlukan untuk persetujuan agar tidak memperlambat karyawan.
- Gunakan teknologi berupa perangkat lunak atau aplikasi khusus. Ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan klaim secara elektronik, mengurangi waktu yang diperlukan untuk pemrosesan manual. Perangkat lunak juga dapat membantu dalam pemantauan anggaran dan pelaporan, bahkan terintegrasi dengan pengelolaan SDM lainnya.
Tips Membuat Prosedur Reimbursement yang Efisien
Gunakan Hrdpintar agar proses reimbursement lebih mudah, cepat, dan tepat. Dengan sistem notifikasi dan layer approval dua tingkat, Anda tidak akan melewatkan reimburse yang perlu dilakukan sehingga meminimalisir kesalahan administrasi. Karyawan dapat mengajukan reimburse secara mandiri dan mudah melalui aplikasi Hrdpintar mobile, sehingga meminimalisir biaya administrasi. Selengkapnya coba fitur reimbursement Hrdpintar di sini. Gratis !
